Accade di frequente che ci venga chiesto di introdurre in ZACsuite, il nostro software di punta per il field marketing,dei meccanismi di controllo e sicurezza per impedire che l’utente immetta dei dati errati o potenzialmente incongruenti. Un esempio su tutti: segnalare, o addirittura impedire, il caricamento di una seconda visita nella stessa giornata.

Questi controlli in tempo reale, teoricamente meravigliosi, hanno una serie di effetti collaterali potenzialmente dannosi.

Analizziamo un caso specifico: è scontato che un promoter non possa effettuare due giornate piene di promozione, ma è molto probabile che quando gli venga assegnato l’incarico sia il promoter stesso a segnalare il problema e, anche nel caso possa essere così sbadato da non accorgersi che gli sto assegnando un doppio incarico, non possiamo scongiurare questa eventualità nel caso lo stesso lavori anche per una seconda agenzia.

Ma quali sarebbero glieffetti collaterali dell’introduzione di un controllo di questo tipo sul gestionale?

Ipotizziamo di far apparire un messaggio di avvertimento come questo:

“Attenzione, il collaboratore ha già un incarico nella giornata, vuoi procedere comunque ed assegnargli l’intervento?”

Probabilmente la maggior parte degli utenti risponderebbero “No” e la questione sarebbe conclusa.

Tuttavia entrano qui in gioco altre variabili:

• Qualora il primo incarico durasse solo mezza giornata e il secondo fosse stato compatibile?
• E se il primo incarico non fosse stato definitivo?
• Possiamo avere la sicurezza che l’utente abbia le competenze per prendere una decisione in quel preciso momento leggendo  attentamente il messaggio? (magari il centesimo messaggio della giornata)

Troppe segnalazioni producono l’effetto di perdere di importanza, sovente sono ignorate, bloccano e rallentano l’operatività o, peggio ancora, impediscono il caricamento di informazioni che poi dimenticate.

Proprio per risolvere queste problematiche abbiamo introdotto in ZACsuite i report automatici: sono inviati automaticamente dal sistema ad orari predeterminati e concordati, anche più volte durante la giornata o in orari notturni. Vengono notificati, a uno o più utenti selezionati, attraverso un messaggio di posta elettronica contenente un file di Excel con l’elenco dei dati da monitorare e verificare.

I vantaggi sono:

• Vengono eseguiti sempre, il sistema non si dimentica.
• Notificano la presenza di potenziali problemi solo quando sono presenti, quindi non si corre il rischio di ricevere troppe email.
• Le notifiche sono inviate alle persone che hanno le competenze per decidere, come per esempio dei responsabili, senza correre il rischio di far prendere – o non prendere – decisioni importanti all’utente che ha poco tempo o poche competenze.
• Le notifiche sono insistenti: fino a quando il problema non viene risolto si continua a ricevere l’email –  non si può far finta di nulla.
• L’implementazione tecnica di un report automatico richiede molto meno tempo, ed è nella maggior parte dei casi più efficace rispetto all’introduzione di controlli simili direttamente nel gestionale.

Per spiegare ulteriormente l’efficacia e la complessità di situazioni che è possibile monitorare con i report automatici possiamo anche citare le seguenti casistiche:

• Contratti in scadenza o da lavorare.
• Dipendenti con troppe ore assegnate rispetto al contratto
• Dipendenti che lavorano per più di un tot di giorni consecutivi.
• Interventi assegnati tardivamente e non coperti da comunicazione DTL.

Con ZACsuite sei sempre sicuro di essere al sicuro.

ZACsuite è già disponibile, contattaci per avere maggiori informazioni.