Senza voler essere annoverati tra i guru di un argomento così popolare, vorremmo proporre tre semplici spunti da considerare nel panorama lavorativo attuale:

• Svolgi compiti brevi
• Poniti un solo obiettivo al giorno
• Sfrutta le interruzioni come opportunità

Una pianificazione da manuale di un progetto prevede il frazionamento del lavoro in più parti che chiameremo “attività”; queste devono essere a loro volta suddivise in compiti.

In Zelando riteniamo importante che ogni compito, prima che possa essere assegnato per la lavorazione, debba avere un impegno previsto di 4 ore massimo così che possa essere concluso all’interno di una normale giornata lavorativa di 8 ore (diversamente dovrà essere ulteriormente dettagliato). Ovviamente le 4 ore del compito possono essere tarate diversamente a seconda dell’orario lavorativo previsto per ogni collaboratore.

Sono molteplici le ragioni alla base di questa scelta, limitiamoci a dire che questa definizione è il pilastro portante delle due successive considerazioni.

Siamo tutti oberati da impegni e iniziare la giornata lavorativa con un’agenda troppo piena può scoraggiare e rendere problematica la scelta dell’attività alla quale dare priorità. Se invece ci venisse assegnato un solo compito al giorno, che automaticamente diventerebbe il nostro unico obiettivo della giornata, non solo ci sentiremmo sollevati dal dover decidere da cosa partire ma saremmo da subito concentrati su un solo scopo ampiamente fattibile all’interno della nostra giornata lavorativa. In più, se riuscissimo a completare l’obiettivo del giorno, ci sentiremmo sereni e appagati potendo poi passare ad altre incombenze minori, magari più noiose, con l’umore giusto. 

Le interruzioni sono oramai parte integrante della giornata e non possono essere ignorate. Fissare un unico obiettivo giornaliero ampiamente alla nostra portata tiene conto di tali interruzioni che sono spesso intese come seccature ma sono necessarie se si vuole fornire un servizio tempestivo e di qualità in determinate circostanze.

Infine le interruzioni, se ben gestite e tracciate, possono scaturire in opportunità: accade infatti spesso che tali interruzioni si perdano nella frenesia dei mille impegni con la conseguenza che:

1. Non vengano opportunamente fatturate.
2. Il cliente non percepisca quantità, qualità e puntualità del servizio fornito.
3. Il responsabile interno non possa operare un’adeguata ripartizione dei carichi di lavoro mettendo in atto quelle procedure idonee a migliorare l’organizzazione interna e fornire al contempo un servizio ancora migliore.

Su questi fondamenti e concetti stiamo sviluppando l’applicazione attualmente denominata Jaybird: tale applicazione è l’evoluzione del nostro ZetaPlanner, un software utilizzato internamente per per registrare, monitorare e consuntivare i lavori dei nostri progetti.

Il progetto Jaybird spiccherà il volo entro la fine dell’anno e non sarà solo una piattaforma ad uso interno ma potrà essere utilizzata da tutte le aziende che necessitano di un servizio completo di pianificazione e assegnazione lavori.

Se sei interessato contattaci per ulteriori dettagli.